Remplacer en toute sérénité !
5 juillet 2017
Céline
Que l'on soit jeune diplômé ou hospitalier, le passage en libéral n'est jamais simple. Après devoir s'approprier ou se réapproprier certaines pratiques purement métier, il faut se familiariser avec tout un versant administratif qui peut comporter beaucoup de zones d'ombres ! Nous allons refaire le point ensemble sur les différentes démarches ! ?
Par où commencer ?
Le remplacement n'est pas un emploi comme un autre !
Bien souvent, la sage-femme remplacée a mis quelques mois, voir quelques années a créer son cabinet, sa patientèle... Durant la période de remplacement, c'est un peu son "bébé" qu'elle laisse entre les mains du remplaçant choisi, peut-être un remplaçant qu'elle n'aura vu qu'une seule et unique fois. C'est une véritable relation de confiance qui se crée et qui est essentielle au bon fonctionnement des mois à venir. Que ce soit pour l'un ou pour l'autre ! Trouver une sage-femme avec la même vision du métier, la même pratique, être très clair sur les conditions financières, peuvent être des astuces pour un remplacement réussi !
Alors ensuite, que fait-on lorsque l'on a crié de joie (puis de peur) en apprenant que vous avez été choisi ?
- Adhérer à une Responsabilité Civile Professionnelle (si ce n'est pas déjà le cas) ou modifier son contrat vers un remplacement libéral ! Pas de panique, normalement, votre cotisation devrait augmenter mais pas tripler ! Les choses se gâtent lors de votre propre installation mais ça, c'est une autre histoire ! ?
- En parallèle, contacter l'Ordre des Sages-femmes. Demander une Fiche de Déclaration de Remplacement et remplir une Fiche de Changement de Situation. La sage-femme Remplacée s'occupera d'envoyer votre contrat.
- Vous allez ensuite recevoir un document de l'Ordre : Déclaration d'Attestation de Remplacement Libéral . Cette déclaration est le sésame pour lancer les démarches ! Grâce à elle, vous allez pouvoir contacter la CPAM en vue de votre enregistrement ! Au fait, il est inutile de vous rappeler que vous devez être à jour de vos cotisations à l'Ordre !
- Lors de votre appel à la CPAM, vous allez laisser vos coordonnées pour que l'on vous rappelle ( et là, par expérience, l'attente peut être très longue ?). Vous aurez ensuite, en fonction de votre CPAM, un rendez-vous téléphonique ou présentiel pour que l'on vous explique les démarches.
- Les documents à prévoir : un RIB perso (et bien personnel!) , votre Diplôme, votre fameuse Attestation de l'Ordre, votre carte vitale et les documents administratifs à remplir. La liste n'est évidemment pas exhaustive et dépend de votre CPAM.
- Certaines CPAM vont directement faire le lien avec l'URSSAF et donc la CFE. Ne pas oublier de les contacter si ce n'est pas le cas !
- Il faudra ensuite ne pas oublier de s'inscrire à la CARCDSF !
Attention : Pour l'inscription à l'URSSAF et CARCDSF, il faut remplacer plus de 30 jours dans l'année !
- Il peut être obligatoire si vous êtes sous le régime de Déclaration Contrôlée d'ouvrir un compte professionnel. Il s'agit d'un compte dédié à votre activité professionnelle et il n'est nullement obligatoire d'ouvrir un compte de type professionnel au sein d'une banque.
La mise en place du Contrat de Remplacement
En règle général, le contrat de remplacement est un contrat type que l'on peut retrouver sur le site de l'Ordre des Sages-Femmes. Il est important de bien vérifier les dates du contrat, les clauses de non-concurrence (dont l'étendue va dépendre de votre lieu d'activité) et les rétrocessions d'honoraires. En règle général, il convient de faire 70%-30%, à vous de déterminer si vous voulez y intégrer les différentes indemnités !
L'utilisation de la carte CPS ou Feuille de Soin papier ?
Normalement, vous allez recevoir une carte CPS remplaçante. Si votre sage-femme a un lecteur de télétransmission, vous allez pouvoir l'utiliser. Evidemment, comme rien n'est simple, certains acteurs de la télétransmission ne prévoit pas l'utilisation d'une carte CPS remplaçant ou font payer la configuration ! Tout va dépendre des choix de votre sage-femme ! Bon, il y a aussi le cas où le logiciel est installé sur l'ordinateur de la sage-femme à son domicile. Dans ce cas, vous pouvez oublier la télétransmission et allez devoir faire des feuilles de soins papiers pendant six mois ! ( Petite dédicace à Emilie qui se reconnaîtra ! ? )
CPS ou Feuille de Soins, dans tout les cas, vous ne réaliserez jamais un acte au nom de la sage-femme remplacée. Vous ne pouvez pas utiliser sa CPS. Sur ses feuilles de soins, il vous suffira simplement de barrer son Nom et d'indiquer votre Nom, Prénoms et numéro RPPS. Il vous faudra attendre votre propre installation pour recevoir des Feuilles de Soins à votre nom !
Ca y'est, le contrat est signé, l'Ordre a validé, mais maintenant, petit coup de stress, on me demande de choisir entre une micro-BNC et une Déclaration Contrôlée !? Qu'est-ce que je fais?
Lorsque vous allez remplir vos documents pour la CPAM, vous allez devoir choisir entre deux régimes : Le régime de Déclaration Contrôlée ou la micro-BNC (appelé aussi Régime Déclaratif Spécial). Si vous choisissez la micro-BNC, vous basculerez automatiquement en Déclaration Contrôlée si vous dépasser le seuil. Par contre, le choix de la Déclaration Contrôlée est définitif.
Alors, concrètement, on choisit comment?
La Micro-BNC :
Ce régime a l'avantage de simplifier toutes les démarches administratives !
Vous n'avez pas à comptabiliser toutes vos charges diverses. Lors de votre déclaration d'impôts (la même déclaration que pendant le salariat), vous aurez automatiquement 34% de déduction fiscale, avec un minimum à 304€. Cependant, ce régime est possible que dans le cas où vous gagner 33 200€ de recettes nettes par an. Evidemment, le calcul se fait au prorata des jours travaillés. Si vous faites un remplacement d'un mois, vous devez donc recevoir moins de 2728,76€ ((33200/365j)x30j) sur l'année.
C'est donc un véritable calcul à faire car l'on peut très vite dépasser le seuil. De plus, il est possible de déduire beaucoup de charges dans notre profession, cela peut s'avérer beaucoup plus avantageux ! Si vous avez un doute, rien ne vous empêche de demander à votre sage-femme son dernier compte de résultat pour avoir une estimation de votre chiffre d'affaire.
N'oubliez pas qu'il est toujours possible de choisir ce régime et il sera automatiquement basculé en Déclaration Contrôlée si vous dépassez le seuil.
La Déclaration Contrôlée :
Ce régime parait plus complexe car il nécessite de réaliser deux déclarations d'impôts: votre déclaration sur le revenu (la 2042) et une plus spécifique (la 2035).
Vous devez alors faire le bilan de toutes vos charges ! L'URSSAF et la CARCDSF peuvent être déductibles, parmi bien d'autres choses encore ! Mais ce sera le sujet d'un autre post !
N'oubliez pas de payer avec votre compte professionnel toutes vos dépenses et de bien conserver vos factures.
Attention : Souscrire à la Déclaration Contrôlé nécessite une inscription à une AGA (Association de Gestion Agrée). C'est un organisme qui pour quelques centaines d'euros, contrôle votre déclaration, la transmet une fois validée aux services des Impôts et qui vous donne des aides à la rédaction... Ce n'est pas une obligation mais par contre, si vous ne le faite pas, vous avez une imposition supplémentaire de 25% ! A vous de choisir, mais en règle général, la question ne se pose pas vraiment !
Comment faire sa comptabilité?
Depuis 2017, les tableurs de type Excel sont interdit. Pour tenir votre comptabilité, vous devez soit écrire à la main sur papier toutes vos entrées et dépenses. Soit votre sage-femme a un logiciel de comptabilité et tout sera calculé automatiquement. (Non non, ce n'est pas de la pub déguisée pour MAIA ?). Evidemment, rien ne vous empêche de prendre un logiciel de compta à vos frais ou de prendre un expert-comptable.
Eviter la version papier vous permettra d'économiser du temps et d'éviter les risques d'erreur. A vous de choisir !
Chaque mois, vous allez devoir calculer le montant des rétrocessions, le montant des honoraires en attente, déduire le montant des tiers-payants qui seront versés sur le compte de la SF remplacée.
Comment s'organise-t-on pour l'argent?
Il n'y a pas de règle!
Soit vous donnez tout l'argent reçu et la sage-femme vous reverse 70%. Ça à l'intérêt de minimiser les calculs et d'intégrer directement le tiers-payant.
Vous devez voir alors régulièrement la sage-femme remplacée pour que celle-ci récupère l'argent et encaisse les chèques. La fréquence est à définir avec elle!
Soit vous encaissez tout l'argent et reversez 30% à votre sage-femme. Il faudra par contre, ne pas oublier de déduire 70% du tiers-payant qu'elle aura reçu!
L'important est de faire au mieux, pour chacune des sages-femmes !
Les cotisations
Vous allez devoir verser des rétrocessions à la sage-femme. Elles vont couvrir le loyer, les charges diverses, le matériel, ... Cependant, étant votre propre employeur, vous allez donc également être soumis à des cotisations, même en tant que remplaçant (URSSAF / CARCDSF / CGS-CRDS / ...). Les deux premières année, ce sont des forfaits. Vous pouvez également demander à en être dispensé deux ans ! Malheureusement, n'oubliez pas de prendre en compte que la troisième et quatrième année, vous avez une régularisation. Il faut donc prévoir le montant habituel + le rappel des deux premières années !
Rien ne vous empêche par exemple, d'ouvrir un compte de type LDD (ou autre) afin d'y verser un pourcentage chaque mois de vos honoraires en vu de couvrir les charges diverses !
Voilà, nous en avons fini !
Evidemment, ce n'est pas du tout une liste exhaustive, et j'espère avoir été la plus précise possible! N'oubliez pas le guide de l'installation libérale de l'Ordre qui regorge d'informations et le site du service public pour les détails administratifs !
Le remplacement en libéral peut-être une très bonne transition pour sauter le pas vers le libéral. Dans mon cas, il a été très riche et je ne remercierai jamais assez ma sage-femme pour son soutien et son accompagnement. Il m'a permis d'être plus sereine lors de mon installation !
Et vous, quelle a été votre expérience ?
N'hésitez pas à nous faire partager votre expérience, vos conseils, vos questions !!
En vous souhaitant un bon remplacement et un bel été !
Céline